Ferramentas de Planejamento e Comunicação; o que são? onde vivem? para que servem? Hoje no nosso blog!

Por Welerson Melo - outubro 25, 2019

Hoje iremos falar sobre as Ferramentas de Planejamento e Comunicação em Projetos. Neste post iremos ver de forma mais geral do que se trata essas ferramentas e onde podem ser aplicadas. Como tema central do nosso blogue, iremos nas postagens seguintes aprofundar nosso conhecimento nas ferramentas existentes e também ver com mais detalhes as ferramentas que são mais voltadas para a área de Tecnologia da Informação.

As ferramentas de Planejamento e Comunicação, também chamadas de ferramentas colaborativas, ou softwares colaborativos (collaboration software), movimentaram 8 bilhões de dólares em 2017, e não param de crescer. Essas ferramentas são mais que necessárias nos dias atuais para a maioria dos negócios, principalmente na área de Tecnologia, onde os processos as metodologias chamadas de “ágeis” estão ganhando forma e aplicação na maioria das empresas, desde as super empresas, como o Google, até as empresas com times pequenos aqui em Sergipe.

No mercado, existem as ferramentas exclusivas para comunicação entre os times, assim com as ferramentas para planejamento. Do mesmo modo, existem as ferramentas que propõem abranger esses dois pilares. As ferramentas exclusivas de comunicação é essencial para a maioria dos times, principalmente em projetos compartilhados por diferentes times, ou empresas, ou até times ou membros remotos, como tem se tornado comum hoje em dia. A maioria das ferramentas de comunicação agem como um chat virtual, ou uma sala de encontro, onde pode ser passada informações, documentos ou simplesmente conversas envolvendo os negócios da companhia. Além disso, as ferramentas de comunicação têm opções especiais que a maioria dos chatas comuns não possuem. Por exemplo tipos de alerta para toda equipe, sub-chats sobre um tema em um chat ou conexão com ferramentas externas, como por exemplo com um servidor que pode enviar mensagens para todo o time informando que ele teve um pico de acesso ou está fora do ar. Dentre esses tipos de ferramentas, veremos mais a fundo algumas delas como por exemplo o monday.com e o Slack, e veremos também nos próximos posts, casos reais do uso dessas ferramentas no mercado.

Comunicação é tudo!

Já nas ferramentas exclusivas para planejamento de projetos, temos um leque de opções e que, em alguns casos, estão no mercado há anos. As ferramentas de planejamento ajudam os gerentes de projetos e produtores a controlar as tarefas, tempo e equipe dos projetos da empresa. Além disso, ajuda a manter o escopo do projeto e auxiliar na visualização do andamento do projeto por parte dos stakeholders interessados.

No mercado as ferramentas de gerenciamento variam muito a depender da demanda da empresa e da equipe. Atualmente, as metodologias ágeis tem ganhado a preferência das ferramentas de gerenciamento e planejamento, facilitando a aplicação dos métodos.

Existem vários tipos de ferramentas para essa tarefa atualmente, sendo algumas delas pagas e outras grátis ou no modelo freemium (grátis porém com limitações no uso). Também existem as ferramentas em nuvem, as quais têm vários níveis de acesso e ajudam também a manter a comunicação e informação entre a equipe.

Nós próximos episódios iremos falar um pouco mais sobre algumas ferramentas disponíveis no mercado como o Redmine, MS Project e OpenProj (sua versão código aberto), Pencil, BIT.IA, Jira, entre outras ferramentas, assim com casos reais de uso e a comparação entre essas ferramentas de forma mais sistemática.

Não é por pouco que vemos a importância das ferramentas de comunicação e planejamento, elas são uma mão na roda para os gerentes e equipes. Com essas ferramentas, as dúvidas, documentação e controle do que está sendo feito podem ser feitas de forma mais clara, aumentando assim a produtividade dos times, tornando os times e os seus membros mais independentes e no fim, gerando mais negócios para a empresa.